E-Facturatie

Een elektronische factuur is véél goedkoper dan een papieren factuur. Misschien denkt u: dan e-mail ik mijn facturen voortaan toch als pdf? Helaas is dat niet rechtsgeldig, elektronische facturatie is aan strenge regels gebonden. Aan deze complexe en kostbare eisen kan een individuele ondernemer haast onmogelijk voldoen Via FuelPortal kan Extendas elektronische facturatie wél goedkoop aanbieden. Extendas neemt de benodigde technische investeringen voor zijn rekening en berekent slechts een tarief per factuur.

De voordelen, met E-Facturatie van Extendas

• bespaart u facturatiekosten;
• heeft u uw debiteurenbeheer onder controle: van het tijdstip waarop u de factuur verzendt tot aan het moment waarop de ontvanger de factuur ontvangt en leest;
• verhoogt u de service aan uw klant;
• door het elektronisch factuurarchief, conform de regels van de belastingdienst, heeft u minder archiefruimte nodig;
• voldoet u aan de wettelijke eisen van de belastingdienst aangaande E-Facturatie;
• zijn er geen investeringen in hard en software nodig.  

Hoe werkt E-facturatie via FuelPortal?

In FuelOffice geeft u aan welke klanten elektronische facturen willen ontvangen. Voor deze relaties geeft u eenmalig een inlognaam, password en e-mailadres op. FuelOffice genereert automatisch een (papieren) aanmeldbrief met bijbehorende voorwaarden die u vervolgens zelf per post verstuurt.

Eerst pdf, later xml

Zodra u in FuelOffice  een ‘factuurrun’ draait, krijgen uw ‘E-klanten’ een e-mail waarin staat dat er op FuelPortal een factuur voor ze klaar staat. FuelOffice  plaatst de factuur op het portaal en voorziet ‘m van de vereiste elektronische handtekening. Klanten komen na controle van hun authenticiteit op het portaal, dat in uw eigen huisstijl kan worden vormgegeven. Het portaal presenteert de factuur als pdf- en in een later stadium als xml- bestand. Een xml- factuur kan namelijk rechtstreeks in het administratiesysteem van uw klanten worden ingelezen, wat een extra efficiencyslag betekent.

Online tankoverzichten op maat

Naast het opvragen van facturen kan uw klant op het portaal ook zelf online tankoverzichten op maat samenstellen. Taxibedrijven of vervoerders kunnen bijvoorbeeld precies zien wat en wanneer hun chauffeurs hebben getankt om eventuele fraude op te sporen. Verder kunnen klanten op het portaal eventueel gebruikmaken van de loyaltymogelijkheden, zoals een tankpas aanvragen, spaarpunten opvragen en verzilveren. Via een koppeling naar uw website kunt u deze servicemogelijkheden zelfs aanbieden via uw eigen website.

Kosten

Een papieren factuur is vele malen duurder dan een elektronische. Maar elektronische facturatie is aan strenge regels gebonden. Complexe en kostbare regels, waaraan een individuele ondernemer haast niet kan voldoen. Extendas heeft deze technische investeringen voor haar rekening genomen. U betaalt slechts € 0,38 cent per factuur of € 0,44 cent inclusief online tankoverzichten (eenmalige aansluitkosten € 395). Ter vergelijking: Een papieren factuur kost all-in tussen de € 1,50 en € 2,00 euro!

Strengste veiligheidsnorm

Het portaal fungeert ook als elektronisch factuurarchief voor de Belastingdienst. Zowel het portaal als het factuurarchief worden veilig gehost bij een internetprovider die volgens de ISO 27001 norm werkt. Dit is de strengste certificering voor informatiebeveiliging. Klanten van Extendas krijgen hiermee een harde garantie dat de hosting van hun webomgeving in een veilige en goed beheerde omgeving plaatsvindt.

Waneer is een elektronische factuur rechtsgeldig?

• De afnemer moet akkoord gaan met de factuur. Dit is moeilijk te controleren als u de factuur e-mailt. Spam-filters kunnen er bijvoorbeeld voor zorgen dat uw mail niet aankomt. En als uw mail wél aankomt, dan heeft u geen controle of deze wordt gelezen, ook al zet u de zogenaamde ‘leesbevestiging’ aan.
• Op de factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan. Dit is geen probleem.
• De factuur moet authentiek en integer zijn. De afnemer moet er zeker van kunnen zijn dat de factuur echt van de leverancier is en leverancier en afnemer moeten er van op aan kunnen dat de factuur onderweg niet is veranderd. U moet hiervoor gebruikmaken van een methode die de Belastingdienst heeft goedgekeurd.
• De eenvoudigste methode is de facturen te voorzien van een elektronische handtekening en de factuur via een ‘Portal’ aan te bieden. De kosten hiervan bedragen circa 15.000 tot 25.000 euro voor 100.000 certificaten, exclusief de kosten voor certificeringsoftware. En hier komen de kosten voor een beveiligd portaal nog bij.
• U moet de facturen bovendien minimaal zeven jaar in een elektronisch archief bewaren waar de Belastingdienst desgewenst direct toegang toe moet kunnen hebben.

Conclusie: aan deze complexe en kostbare eisen kan een individuele ondernemer haast onmogelijk voldoen. Via FuelPortal kan Extendas elektronische facturatie wél goedkoop aanbieden. Extendas neemt de benodigde technische investeringen voor zijn rekening en berekent slechts een tarief per factuur. 

Kijk op www.belastingdienst.nl